Sådan planlægger du en sportsevent: 7 trin

En god sportsbegivenhed tilbyder en bred vifte af fordele til samfundet. Du kan bruge den til fundraising, skabe opmørksomhed og promovere fællesskabets samhørighed.

Planlægningen af eventet er den hårde del. Du skal være i kontrol fra det tidspunkt, du finder på ideen, til analysen, når eventet er slut.

Dette kan være noget af en udfordring, især hvis du ikke har nogen erfaring. Eller hvis arrangementet omfatter flere sportsaktiviteter.

Vil du gerne have, at begivenheden skal vær en stor succes? Her er præcis, hvad du kan gøre.

1. Forbered en detaljeret plan

Lav en god plan. For at gøre netop det skal du have eksperter med om bord. Få et hold af pålidelige frivillige og specialister.

Nogle af de ting, du skal adressere i dette trin, omfatter:

• Målet med eventet
• Dets gennemførlighed
• Love, der regulerer sådanne begivenheder
• Længden (fx en dag, et par dage, en uge osv.)
• Et groft skøn over budgettet
• Anslået antal deltagere
• Identificer potentielle sponsorer, hvis du har brug for nogle

Tip: For inspiration, kan du tag eet kig på denne “Sportsevent-tjekliste” fra Kent Sports.

2. Bestem dato, klokkeslæt og sted

Dette er mere afgørende, end de fleste mennesker indser. Der er utallige faktorer, der skal overvejes.

Hvordan bliver vejret? Er alle deltagere til rådighed? Har du tid nok til at få alt i orden? Er der store sportsbegivenheder tæt på, der kan overskygge din event?

Tag dig god tid med disse. (og det er seriøst ment)

Dernæst skal du henvende dig til ledelsen hos dine foretrukne spillesteder og spørge om deres tilgængelighed.

Før aftalen afsluttes, skal det bekræftes, at lokalet har alle de nødvendige faciliteter til sportsbegivenheden. Sørg for, at ledelsen giver dig mulighed for at bruge dem. Du ville ikke at betale for et sted uden en svømmepøl, hvis svømning er en af dine hovedaktiviteter.

Tjek om de har separate omklædningsrum til damer og mænd. Eller hvis du midlertidigt kan omdanne noget af der, der er tilgængeligt for at imødekomme dette.

Tip: For råd om at vælge den rette dato for eventet, tag et kig på denne vejledning.

3. Tilpas den oprindelige plan

Indtil nu har vi arbejdet med de grove ideer, der blev genereret i det første møde med eksperter og frivillige.

Med datoen valgt og stedet booket, er det tid til at gøre planen mere raffineret. Dette indebærer at fastsætte de specifikke detaljer, såsom de typer af turneringer, der skal spilles.

Lad os bruge fodbold som et eksempel. Skal det være en form for cup? Fuldskala kampe eller modificeret? Hvor mange hold skal spille?

Anvend dette på alle sportsaktiviteter, der finder sted. Fokusér på detaljer, der hjælper dig med at få et klarere billede af de forsyninger og tjenesteydelser, du har brug for.

Lav en liste over de nødvendige forsyninger og deres priser for at være mere effektiv. På denne måde vil det være sværere for dig at overse noget.

4. Overbevis sponsorerne

Du har nu en udførlig plan og et budget. Nu har du et godt udgangspunkt for at tilnærme dig de sponsorer, du har fundet. Fortæl dem om eventet, målene, hvorfor de ville være den ideelle sponsor, og hvad du har brug for fra dem.

Der er ikke plads til fejl. Ting som din kommunikationsstil, tilgang, pålidelighed og punktlighed tæller. Sørg for, at du er klar over, hvad du har brug for fra dem. Vær klar til at retfærdiggøre din anmodning.

Der er altid en chance for, at den potentielle sponsor vil sige nej og tvinge dig til at prøve at gå til andre. I sådanne tilfælde skal du bare komme op på benene igen og fortsætte med den næste mulighed.

Tip: For at lære mere om at få sponsorer til et event, læs vores detaljerede vejledning.

5. Lav dagens program

Det er på tide at oprette et detaljeret program for dagen. Planlægning bliver en hård opgave, især hvis eventet har flere aktiviteter.

Først skal du overveje de deltagende. Sportsbegivenheder er ofte familieorienterede. De tiltrækker et stort antal familier med børn, hvor nogle kommer langvejs fra. For deres skyld skal du forsøge at sikre dig, at nøgleaktiviteterne stopper, før det bliver for sent.

Forskellige aktiviteter og sportsdeltagere kan også dele udstyr og medarbejdere. Vær opmærksom på sådanne detaljer. Undgå at planlægge dem på samme tid og forårsage konflikter.

Ideelt set skal du anerkende sponsorerne i programmet. Forhandl med dem og lav en aftale om de marketingmaterialer, der skal bruges.

Tip: For at gøre dit arbejde lettere, brug et gratis værktøj online til at hjælpe med at designe dit program.

6. Arranger forsyninger og medarbejdere

Få alle de nødvendige forsyninger og leverancer til arrangementet i god tid. Forsyningerne kan variere fra en begivenhed til en anden. Generelt har du brug for ting som:

• Resultattavler
• Fløjter
• Ketsjere
• Net
• Bolde
• Førstehjælpssæt
• Plakater
• Trofæer
• Certifikater

Begrænset finansiering er en af de vigtigste udfordringer for eventplanlæggere i dag. Spar penge ved at leje nogle af de holdbare elementer.

Stedets ledelse kan måske eje noget af det udstyr, du har brug for. Gå til dem og spørg, om du kan låne eller leje.

Hvis konkurrencen er professionel, så skaf professionelle dommere og medarbejdere. Sørg for, at de ikke er i konflikt. Ingen bør være tilknyttet et af holdene i turneringen. Dette hjælper med at undgå illoyal og unfair konkurrence.

Aftal det beløb, du kommer til at betale dem på forhånd.

Tip: GGS International har et udvalg af sportsudstyr til at købe eller leje til dit event.

7. Dobbelttjek alt

Bekræft, at alle nødvendige genstande og udstyr er til rådighed. Sørg for at de er i god stand. Det samme gælder for medarbejdere og frivillige.

Sørg for, at der er et par personer, der kan udføre grundlæggende førstehjælpsprocedurer. Desuden bør de være i stand til at opdage tegn på sygdom, såsom en farlig åndenød. Hav en ambulance og paramedikere på standby. Fordel en liste over nødopkaldsnumre blandt deltagerne.

Derefter skal du kontakte alle sportsdeltagerne og sportshold for at bekræfte deres deltagelse. Sørg for at de underskriver en afkald på ansvar. Dette beskytter dig lovligt i tilfælde af skader.

Hvis der er specifikke regler for arrangementet, skal du informere dem herom. Desuden skal du give dem en hjælpelinje, de kan ringe til med spørgsmål og kommentarer.

Nyd sportseventet, men …

… glem ikke, du er ansvarlig.

Som arrangør skal du have det sjovt ligesom alle andre. Det er okay at juble og tage mindeværdige billeder.

Glem dog ikke, ikke bare et øjeblik, at du er ansvarlig for alle deltagerne. Den rigtige succes er, hvis eventet kan løbe helt til slut med kun minimale uforudsete hændelser. Vær sikker på, at man kan få fat på dig gennem hele eventet. Vær opmærksom på at opdage eventuelle udfordringer eller nødsituationer.

Vi vil snart have en vejledning klar til, hvordan du driver sportsbegivenheden på dagen. Så bliv hængende.