Som alle eventarrangører ved, så kræver gode events en masse små stykker, der skal passe sammen. Nogle af disse stykker er helt afgørende for, at eventet kan afholdes i første omgang.
Så lad os tale om de essentielle ting: eventudstyr.
Denne vejledning vil gå igennem …
- Hvilke begivenheder har brug for udstyr
- Generisk udstyr nødvendig i de fleste tilfælde
- Specialiseret eventudstyr
- De forskellige muligheder for at få fat i det
- Hvor man finder eventudstyr
Klar til at udvide dit værktøjssæt?
Hvilke arrangementer har brug for udstyr?
Her er eksempler på begivenheder, der helt sikkert kræver en form for eventudstyr:
- Konferencer
- Messer
- Udstillinger
- Koncerter
- Komedieforestillinger
- Teaterstykker
- Filmvisninger
- Lektioner
Selvom du ikke er sikker på, om du har brug for udstyr til din særlige begivenhed, kan du hurtigt blive overrasket – så læs videre.
Udstyr, der er relevant for de fleste begivenheder
Selv om alle begivenheder er unikke, er der visse former for udstyr, som altid vil være nødvendige for, at alt kan løbe problemfrit. Lad os gå igennem nogle af mest hyppige former for eventudstyr.
1. Borde og stole
Enhver begivenhed, der indeholder mad, foredrag eller forestillinger, skal have borde og stole til gæsterne. Bemærkelsesværdige undtagelser omfatter receptioner og ravefester. Men selv der kan et bord eller to være praktisk.
Du kan muligvis have brug for borde til:
- Mad
- Registrering
- Informationsdisplay
- Udstyr
- Varer
Tip:Læs om de forskellige typer af opstilling af bord- og siddepladser for at få en ide om, hvad du har brug for.
2. Telte og baldakiner
Hvis du er vært for en udendørs begivenhed, så er det en god ide at beskytte dig mod vejret med et telt eller et overdække.
3. Skilte og bannere
Eventskilte er et must til stort set alle events, selvom det kun er for at vise gæster, hvor arrangementet finder sted.
Men der er mange forskellige anvendelser af skilte og bannere, herunder …
- Branding
- Programmer
- Vejledning
- Parking
- Rygning
Tip:Læs vores guide til begivenhedsskiltning for at få det fulde billede af, hvad du har brug for.
4. Strøm og kabler
Hvis du organiserer en udendørs begivenhed, skal du se på, hvordan du får strøm til festlighederne. Men selv indendørs begivenheder kan kræve en ekstra forlængerkabel eller to.
5. Belysning
Uanset om du er til lasere og spotlights eller bare har brug for lidt lys for at kreere stemning, er det en god ide, hvis gæsterne kan se, hvad der sker … eller bare se hinanden.
Her er nogle af de områder, du måske har brug for belysning til:
- Stedet overordnet
- Podiummer
- Scener
- Rækværk
- Tovværk og net
- Telte og overdække
Tip: Se på disse kreative måder at bruge belysning ved events som inspiration.
6. Scene
Hvis din begivenhed har nogen form for kunstner eller foredragsholder, er det nyttigt at have en scene, så alle i publikum kan se og høre dem.
Tip:æs om de forskellige scenestørrelser, så du ved, hvilken man skal få til dit arrangement.
7. Lyd
Ligesom belysning er lydudstyr en vigtig del af ethvert event, der indeholder taler eller forestillinger.
Her er noget af det lydudstyr, du kan have brug for:
- Mikrofoner
- Højttalere
- Sceneskærme
- Mikrofon- og højttalerstativer
- Mixing-bord
- Hovedtelefoner
- Pladespillere
- Musikafspiller (telefon, tablet eller bærbar computer)
Tip:Se, hvordan deltagerantal påvirker dine krav og læs denne dybdegående vejledning til lydudstyrfor at forstå, hvordan det hele fungerer.
8. Visuelt
Præsentationer kan være hensigtsmæssige ved mange arrangementer, fra virksomhedens produktdemonstrationer til pinlige familiebilleder på genforeninger.
Her er noget af det udstyr, du har brug for for at få det til at ske:
- Laptop (til webvideor)
- PowerPoint
- Projektor
- Skærm
- Flipchart
- Blank overflade
9. Opbevaring
Ja, du har også brug for et sted at gemme alt. Men opbevaring er ikke kun vigtigt for dit eventudstyr. Det kan også være nyttigt til opbevaring af dit eventholds ejendele samt mad og drikke.
Specialiseret eventudstyr
Hvis du organiserer en særlig begivenhed, der ikke er dækket af det mere almindelige udstyr, så er det en god idé at tænke ekstra hårdt over, hvad du har brug for til din begivenhed.
Her er eksempler på specialudstyr, der kræves til forskellige former for begivenheder:
- Kunsthåndværkforsyninger til workshops
- Instrumenter til musikklasser
- Køkkenredskaber og ingredienser til madbegivenheder
- Sportsudstyr til fitness og sportsbegivenheder
- Festlige dekorationer til fester
Sådan får du udstyr til dit evnet
Du har flere muligheder, når det kommer til at erhverve det rigtige udstyr til dit arrangement. Der er ingen grund til at gå i rød, uanset dit begivenhedsbudget.
1. Køb nyt
Hvis penge ikke er et problem, eller det udstyr du har brug for, bare ikke er så dyrt, så er det bedst at købe, hvad du har brug for helt nyt. På den måde så kan du beholde det og bruge det så ofte, du vil.
2. Køb brugt
Hvis det du har brug for er lidt dyrt, kan det betale sig at kigge på eBay for nogle gode tilbud på eventudstyr, der har været brugt før. Et andet godt sted at kigge efter brugt udstyr er Gumtree.
3. Leje eller låne
Hvis du kun har brug for udstyret i en kort periode (en eller to begivenheder), er leje af eventudstyr eller at låne den bedste løsning.
4. Lej til at eje
Hvis du ikke er sikker på, om du vil lave en lignende begivenhed i fremtiden, men overvejer det, hvis den første bliver en succes, så prøv at leje udstyr med mulighed for at købe det på et senere tidspunkt.
Tip: Ikke sikker på, hvilken mulighed du skal vælge? Læs om fordelene ved at leje udstyr.
Hvor finder man eventudstyr
Nu til millionkroner spørgsmålet: Hvor finder du det udstyr, du har brug for til din event?
De fleste leverandører af eventudstyr vil give mulighed for at købe nye eller brugte, samt tillade leje eller leasing af eventudstyr.
Her er et udvalg af britiske leverandører, du kan starte med:
- Leje af eventudstyr
- Føj til event
- Event Equipment Ltd
- Party Doctors
- Event Hire UK
- Options Hire
- Event Hire Online
- Thorns Group
Her er et par hjemmesider, hvor du kan finde gode tilbud på med brugt udstyr:
Hvis det ikke er nok til at mætte dig, bør du tjekke disse begivenhedsleverandører:
Tip:IHvis du stadig er lidt nede på kontanter, skal du læse om, hvordan du forhandler med leverandører af eventudstyr for at få en bedre aftale.
Få styr på udstyret!
Nu bør du have en god ide om, hvad du har brug for, hvor du finder den, og hvor mange penge du skal deltage med.
Hvis du har stødt på nogle gode tilbud på noget af ovenstående eventudstyr, må du meget gerne smide en kommentar nedenfor – det er vigtigt at dele!