Sådan er du vært for en velgørende fundraisingevent (i 9 trin)

Dagen for din velgørenhedsbegivenhed er endelig kommet. Men ved du, hvordan man kan være vært for et velgørendsevent med fundraising?

Hvis ikke, så vil denne vejledning forklare, hvordan man …

• Briefer dit hold
• Forbereder lokalet
• Får styr på logistik
• Forbereder scenen og udstyret
• Byder gæsterne velkommen
• Dækker begivenheden
• Rydder op og debriefer

Tid til at få fat i de midler, så lad os komme i gang.

1. Brief dit hold

Dit frivillige hold er rygraden i din velgørenhedsbegivenhed. Det er vigtigt, at du bruger lidt tid til at fokusere på jeres fælles mål for at opbygge holdånd.

Det er vigtigt, at alle er på bølgelængde, før det hele starter. Sørg for at have et holdmøde og gå over, hvad hvert medlem skal gøre.

Her er nogle emner, der bør diskuteres under mødet:

• Hvordan man tager imod og registrerer gæster
• Aktiviteter på sociale medier (som livestreaming)
• Planen for dagen
• Hvad man skal gøre i tilfælde af en nødsituation

Du bør udskrive et eventprogram til dig selv og dit team. På den måde ved alle, hvornår dørene åbnes, talerne går på, og aftensmad serveres.

Tip: Du kan nemt lave et program med en af disse gratis skabeloner.

2. Forbered lokalet

Det er en god idé at forberede stedet før dagen for arrangementet. Der kan dog være omstændigheder, hvor det ikke er muligt, som fx hvis lokalet bruges til noget andet inden.

Du bør have dekoreret lokalet, så det er i tråd med temaet. Sørg for, at der ikke er nogen måde at gå glip af den velgørende sag, du beder om penge til.

Hvis du har nogle brandingmaterialer til rådighed, så brug dem så meget som muligt. Hvis du har fået yderligere materialer fra sponsorer og donorer, skal du sørge for at sætte dem op.

Det kan også være nødvendigt at arrangere siddepladser, så det passer til formatet på dit arrangement. Hvis du laver præsentationer eller har et liveband, skal du organisere pladserne i overensstemmelse hermed.

Hvis dit budget tillader det, kan du planlægge, at en ekspert i eventindretning kommer og gør arbejdet samme morgen som dit event. Prøv at finde en dekoratør, der har specialiseret sig i at hjælpe velgørende organisationer – de giver dig et bedre tilbud.

Tip: Brug denne samling af eventarrangører og funktionsplanlæggere til at hjælpe dig med at finde en person til indretningen.

3. Forbered logistik og tjek op med sælgerne

Tjek op på tredjeparts partnere for din begivenhed på dagen. Sørg for, at alle talere, entertainere, cateringfirmaer og dekoratører er der til tiden.

Det er også klogt at kontrollere vejrudsigten, hvis din begivenhed er udendørs. Det kan ændre sig på ingen tid, så sørg for, at du og sælgerne kan forberede sig i overensstemmelse hermed.

Du kan også indregne med forsinkelser i transport ved at tjekke Google Traffic. På den måde kan du organisere, at alle kommer afsted i god tid, så du er sikker på, at de er der til tiden.

Du skal også bekræfte parkering og adgang til lokalerne. Sørg for, at nogle holdmedlemmer er der til at modtage arrangementets leverandører, når de ankommer.

4. Forbered scenen og teknisk udstyr

Hvis din begivenhed indeholder talere eller levende underholdning, bør du forberede scenen. Sørg for, at den er hævet, synlig og har den rigtige begivenhedsbranding.

Du bør også teste alt teknisk udstyr for at undgå enhver forhindring under arrangementet. Se om du kan lave en fuld teknisk generalprøve, før gæsterne ankommer.

Her er noget af det udstyr, du bør sørge for at teste:

• Mikrofoner
• Lydsystem
• Scenebelysning
• Projektorer
• Computere

Det er også en god idé at have ledige kabler til alt, hvis de går i stykker.

Tip: Læs om, hvordan du laver lydtjekog forbereder scenelyset til arrangementer.

5. Modtag gæsterne

Ikke alle dine gæster ankommer samtidigt. Derfor er det klogt at åbne dørene 30-60 minutter, før det hele går i gang, så dem, der kommer lidt sent, har en smule ekstra tid.

Der vil være gæster, der kommer på klokkeslættet. Du bør sørge for, at der er ting for dem at give sig til, mens de venter på, at den faktiske begivenhed begynder.

Du kan give dem en velkomstdrink og forberede en kort velkomstpræsentation. Du kan bruge tiden til at takke alle for at komme og tale om den velgørenhed, du støtter.

Hvis din velgørenhedsbegivenhed er mere formel, så kan du bede gæsterne om at registrere. Det er også en fantastisk måde at samle kontaktoplysninger på, så du kan promovere fremtidige begivenheder.

Tip: Her er en liste over velkomstdrinks, du kan servere, når du modtager gæsterne.

6. Tag billeder og video

Billeder og videoer fra dagen vil være en guldminde i form af at sikre flere donorer til den velgørende sag efter arrangementet.

Gør dit bedste for at arrangere for en fotograf eller videograf, som kan være på stedet. Som med arrangementets dekoration kan det betale sig at finde en fotograf, der allerede kender til velgørenhedsbegivenheder.

Hvis det ikke er muligt at ansætte en professionel fotograf, spørg nogen fra dit team. Amatøroptagelser er bedre end ingen optagelser overhovedet.

Hvis du er på de sociale medier (hvorfor ville du ikke være det?) Du kan også livestreame begivenheden. Bare vær opmærksom på, at nogle platforme har en tidsbegrænsning på 1-4 timers streaming.

Tip: Du kan læse disse tips til en vellykket begivenhedsvideo for at få det meste ud af din dækning.

7. Opfordr til deling på sociale medier

Sociale medier skal være en integreret del af din branding-indsats. Inkluder links til relevante kontoer på de sociale medier, hvor som helst velgørenheden eller begivenhed bliver nævnt.

Det behøver ikke at være dine personlige konti. Hvis du vil fokusere på den velgørende sag, som du indsamler penge til, så få deres tilladelse til at promovere deres profiler.

Det vil hjælpe dem med at få mere opmærksomhed, hvilket betyder, at flere mennesker vil tilmelde sig for at støtte dem.

Opret en selfie-zone, hvor gæsterne kan tage billeder af sig selv. Du bør også opfordre dem til at bruge dit events hashtag, når de smider det op online.

Det er utroligt kraftfuldt, hvis du kan få deltagere til at hjælpe dig med at promovere begivenheden på sociale medier. Det er som at have et ekstra digitalt gadehold.

8. Ryd op

Når begivenheden er overstået, så er det tid til at rydde op. En del af dine eventforberedelser skal indeholde en oprydningsplan, så alle kan komme hjem i tide.

Identificer nærliggende affaldsbeholdere og steder, hvor du kan genbruge papir, plast og glas. Find ud af, om der er gode måder til at komme af med madrester.

Tip: Brug denne tjekliste til at rydde op efter store begivenheder.

9. Bed om feedback på dagen

Tak dine gæster for at komme, dine sponsorer og donorer for at støtte, og dit hold for deres indsats. Dit hold vil især sætte pris på en vis anerkendelse for deres hårde arbejde.

Men hvorfor ikke slå to fluer med ét smæk?

Brug muligheden til at spørge alle, hvordan de syntes, at eventet gik. Det behøver ikke at være formel eller detaljeret feedback, bare et par småting.

Det vil gøre to ting. For det første vil det give dig en generel ide om, hvordan det gik. For det andet vil det mentalt forberede alle til at give mere detaljeret feedback, når du sender dem en e-mail.

Tip: Brug denne liste med spørgsmål for at få en ide om, hvad du kan spørge folk om på dagen.

Du gjorde det!

Ønsk dig selv tillykke, for du har netop haft arrangeret en vellykket velgørende begivenhed. Forhåbentlig har du indsamlet mange penge og spredt en vis bevidsthed om en god sag.

Hvis du har fulgt denne vejledning, ved du allerede, hvad du skal gøre næste gang. Du har en del visuelt indhold fra den begivenhed, du kan bruge til at sprede yderligere opmærksomhed online.

Giv dig selv et klap på skulderen … og gør dig klar til at følge op med alle, der deltog i din begivenhed.