Sådan organiserer du en musikfestival: 4 trin til succes

Vi er godt i gang med festivalens tidsalder.

Over hele verden bliver vellykkede festivaler til brands i sig selv. I en musikindustri, hvor succes er langt fra garanteret, kan en musikfestival være fantastisk for alle involverede, når det gøres rigtigt.

Udført forkert kan det være katastrofalt.

Skrækhistorier som Fyre Festival – aka “The Greatest Party Never Held” – kan fungere som advarselshistorier. Faktisk har vi allerede hentet værdifulde lektioner fra Fyre Festivaltidligere.

Så hvordan sørger du for, at din musikfestival gøres korrekt?

1. Identificer, hvem din musikfestival er til

Dette er en del af at opbygge et brand til din festival. Festivaler sælges normalt ikke på kun en headliner. I stedet sælges de som et sted for at opdage nye bands og et fælles sted for musikere i en lignende genre eller målrette mod samme gruppe.

For bedst at kunne forstå dette niveau af branding skal du finde ud af, hvem dit publikum er. Vil du gå efter entusiaster af elektronisk musik eller metalfans? Din målgruppe vil i høj grad påvirke alle de yderligere beslutninger, du træffer.

Tag Download Festival som et eksempel. De har haft gavn af over 15 års historie. På den tid var lineups og reklamestrategier alle fokuseret på at målrette de rigtig folk, der kan lide heavy metal-musik. Af denne grund køber folk billetter til festivalen, selv før kunstnerne er annonceret.

Der er en række metoder til at indsnævre din eventmålgruppe:

Undersøgelser

Du kan sende undersøgelser til din eksisterende mailingliste for at finde ud, hvilken slags bands de lytter til, hvor de finder koncerter, og hvad de gerne vil se på din festival.

Deltagerprofil

Opret en deltagerprofil for din “ideelle” festivalfan. Hvad er deres aldersgruppe? Hvad er deres interesser? Hvilken musik lytter de til?

Research af konkurrenterne

Vær meget opmærksom på, hvad dine konkurrenter og lignende festivaler gør.

Tip: Se denne vejledning til at identificere og tiltrække festivalfans.

2. Beslut, om indendørs eller udendørs er bedst

Arrangører, der opsætter på en festival, har ofte glamourøse billeder af 80.000 mennesker, der er kommet til at se deres hovednavne på en stor plads. Billeder af Woodstock eller Glastonbury popper op i tankerne. Men udendørs er ikke altid bedst. Du bør overveje fordele og ulemper ved indendørs eller udendørs, før du booker din event.

Udendørs festivaler

Udendørs festivaler er gode, men de kommer med mange potentielle faldgruber. Der er unikke problemer at overveje, der kommer med det at være udenfor. Du skal måske have fat i eller overveje andet udstyr.

Ofte vil pladsen eller det udendørs sted, du vælger, ikke være designet til musikbegivenheder. Det betyder, at du stort set skal oprette dit eget sted på forhånd. Alt dette for chancen for at du kan ende med at blive stoppet af regn.

Fordele ved en udendørs festival

• Mere plads og evnen til at have flere scener.
• Mere plads til leverandører.
• Plads til, at folk kan campere, hvis din plan er en weekendfestival.

Ulemper ved en udendørs festival

• Vejret kan påvirke det, uanset hvor meget du forbereder.
• Udstyr til en udendørs festival kan være svært at finde og styre.
• Du skal oprette ind- og udgange samt billetkontrol for at sikre, at ingen sniger sig ind.
• Du har ikke samme hjælp, som hvis det havde været lokaler med personale.

Indendørs festivaler

At starte indendørs betyder, at du vil have mere klar på forhånd. Personalet ved stedet bruges til koncerter. Du behøver ikke at lave ind- og udgange samt hegn, og sikkerhed vil sandsynligvis være nemmere. Store spillesteder inkluderer udstyr, personale i døren, teknisk personale og meget mere. Det giver færre ting at bekymre sig om.

Fordele ved en indendørs festival

• Du kan bruge faciliteterne og kontakterne fra det sted, du vælger.
• Ingen risiko for vejrproblemer.
• Udstyr vil sandsynligvis allerede være sat op.

Ulemper ved en indendørs festival

• Pladsen er mere begrænset.
• Flere scener på samme tid er meget vanskelige.
• Mindre plads til andre leverandører og aktiviteter.

Tip: Se vores guide til planlægning af en musikbegivenhed, som omfatter overvejelser omkring spillested.

3. Vær ikke bange for at starte i det små

Medmindre du har et stort budget, er din første festival sandsynligvis ikke massiv. At starte i det små er en god ide trolds alt. Ifølge Jason Carter, grundlægger af ONE Musicfest:

Når du opbygger en festival fra bunden op, vil det typisk tage dig omkring fem år, før folk virkelig forstår dit brand, og det gælder alt fra kunstnere til sponsorer til andre folk, der støtter dig.

Festivaler som Y Not betragtes ofte som eksempler på dem, der er blevet “grådige”. The Guardian undersøgelser af, hvorfor festivaler går galt, forklarer mere:

Y Not Festival er gået fra 8000 til 25000 på kun tre år, hvilket kunne forklare manglen på personale og de vrede Facebook-kommentarer, der henviser til “grådighed” som hovedproblemet.

Voks langsomt

Denne vækst i kapaciteten – over 300% på tre år – er ikke noget, du bør ønske at efterligne. Hvis du starter med en kapacitet på 1.000-2.000 for at holde det håndterbart, er en stigning på 33% til 50% år for år mere bæredygtig.

En scene ad gangen

Start ikke med flere scener. I stedet skal du starte med én, gøre det ordentligt, og derefter få flere og replikere. Dette kan være en måde at gradvist øge kapaciteten på og samtidig få erfaring med, hvordan man styrer en enkelt scene, før man går i gang med den næsten.

Få de rigtige værktøjer

Værktøjer som Billetto til billetsalg og Festivalpro til planlægning og leverandørstyring kan lade selv små festivaler trives lige fra starten.

Forhåbentlig vil din festival være en, der vokser. Denne vækst skal dog styres. Sørg for, at du har en plan klar for ekstra bemanding, yderligere musikere og øget antal deltagere. Så ender du ikke op som en af de historier, man skal prøve at undgå.

Tip: Her er et godt kig på, hvad der kræves for at gradvist gøre din musikfestival større.

4. Tag en forretningsmæssig tilgang

Folk, der starter musikfestivaler, gør det normalt, fordi de elsker musik. Du er måske ikke den bedste forretningsmand, men det bør du lære hurtigt. Hvis du vil have din festival til at være en årlig begivenhed, eller hvis du risikerer penge, så er det vigtigt, at der er styr på forretningsdelen.

Budget

Udarbejd det mindst mulige budget, du bliver nødt til at have for, at festivalen sikkert kørerende. Du kan følge denne 9-trins tilgang til at sammensætte et eventbudget. Hvs du ignorerer, hvad du bruger, eller glemmer nogle af udgifterne, kan det betyde, at du taber penge på festivalen.

Tip: Se vores guide til at forberede og administrere dit eventbudget for flere tips.

Markedsføring

Markedsføringsstrategien for din festival vil være en naturlig udvidelse af at finde ud af, hvem din målgruppe er (se punkt 1). Find ud af, hvor de hænge ud, både online og offline, og følg vores tips til at markedsføre i overensstemmelse hermed.

Tip: Vores guide til promovering af en musikbegivenhed kan vise sig at være brugbar.

Partnerskaber

Selvom du er selvsikker, er det ikke nødvendigt at gøre alting selv. Opbygning af partnerskaber er afgørende for musikfestivaler.

Få midlerne

Det kan betyde at finde sponsorer, hvilket kan være en stor økonomisk hjælp. Opret en sponsorpakke til musikfestival for at tiltrække potentielle økonomiske støtter.

Få hjælp

Partnerskaber kan også betyde at ansætte eksterne leverandører til mad og drikkevarer, partnerskab med sikkerhedsfirmaer, sanitetsselskaber og meget mere. Delegering af arbejdsopgaver kan være dyrt, men det vil også betyde meget mindre arbejde, som du skal bekymre dig om.

Tip: For mere information, se vores guide for at få eventsponsorer.

Sundhed og sikkerhed

Tre ord, der kan give kuldegysninger. Du skal overveje tilladelser, begivenhedsforsikring, sikkerhed og førstehjælp.

Det er ofte en god ide at ansætte en sundheds- og sikkerhedskonsulent og delegere denne opgave til folk, der ved præcis, hvad de laver.

Tip: Vores guide til sundhed og sikkerhed til events dækker alt, hvad du behøver at vide.

Husk din motivation

At starte en musikfestival fra bunden er en meget vanskelig ting at gøre. Men hvis det gøres rigtigt, det kan være en god forretning samt en sjov og fornøjelig begivenhed.

For at sikre, at alt går, som det skal, følg vores tips om, at være grundig, og – vigtigst af alt – husk din motivation til at planlægge festivaler i første omgang. Når det bliver hårdt engang imellem, er dette, hvad der i sidste ende holder dig i gang.