Til eventet

Når du forestiller dig at være vært for en begivenhed omkring velvære, hvad popper så op i tankerne?

Måske en flok mediterende munke med krydsede ben, der er i total zen. Eller spændte gæster, der nyder chokket af utroligt velsmagende veganske burgere med lavt kalorieindhold.

Ligegyldigt, hvad du tænker på, kan vi forsikre dig om dette: Et wellness-arrangement arrangerer ikke sig selv!

Selv guruerne inden for wellness-events kan ikke bare sidde og vente på reinkarnation. En god begivenhed kræver god planlægning og markedsføring. For ikke at nævne en god vært i centrum af det hele.

Lad os gå gennem nogle tips til det at være vært for en wellness-event, som:

• Digitale værktøjer
• Holdorganisering
• Forberedelse af sted og lokaler
• Gæsteoplevelse
• Logistisk planlægning
• Hvordan der pakkes sammen

Digitale værktøjer

Du kan gøre livet lettere ved hjælp af digitale værktøjer. Især værktøjer til wellness-arrangementer. Billetsystemer – som Billetto – kan være en stor hjælp her.

På dagen for wellness-arrangementet kan du bruge dit billetsystem som hjælp til forarbejde og check-in af gæster. Dette omfatter:

• Udskrivning af din gæsteliste og deling af oplysningerne med dit hold
• Salg af billetter ved døren med box office-software (iPads fungerer super til dette)
• Scanning af billetter med din smartphone eller tablet (Billetto har en app til det)
• At nå ud til gæsterne med løbende opdateringer, hvis det er nødvendigt

Tip: Her er et godt værktøjtil aftaleplanlægning under wellness-arrangementer.

Din wellness-hold

Gruppepartnerskaber med sundhedsorganisationer er almindelige ived wellness-arrangementer. For den sags skyld er frivillige til events også typisk tiltrukket af denne slags ting. Det betyder, at meget få wellness-arrangementer kan klare sig uden en stærk holdindsats.

Kort før din wellness-begivenhed begynder, er det vigtigt at gå kampplanen igennem en sidste gang. Dette er en glimrende mulighed for at introducere arrangementsprogrammet, som alle arrangørerne kan henvise til og diskutere.

Dette møde kan indeholde en oversigt over forskellige opgaver samt andre oplysninger:

• Modtagelse af gæster
• Skemakontrol
• Nødplanlægning
• Eventdækning til sociale medier

Forbliv fokuseret

Holdet bør altid være klar med information, der er relevant for din wellness-begivenhed.

Hvis din wellness-begivenhed fx forsøger at rette sig mod sund kost, bør holdet være parat til at svare på spørgsmål om proteiner, kulhydrater og kalorier. Eller hvis meditation er temaet, bør nogle medarbejdere være klar til at hjælpe gæsterne med grundlæggende meditationsteknikker.

Tip: For maksimal eventforberedelse, overvej atdesigne et cool arrangementsprogram.

Stedet og lokaler

Wellness-arrangementer kan kræve en hel del opsætningsarbejde. Hvis stedet ikke er klar, så er du det heller ikke! Vær sikker på, at du ved, hvornår lokalerne er til rådighed, så de kan blive gjort klar. Du bør komme i gang så hurtigt som muligt.

Hvad skal man gøre klar

Afhængigt af din wellness-event kan du blive nødt til at skaffe bestemt udstyr og klaregøre det:

• Sundhedsskærmstationer
• Træningsudstyr
• Sports- og spiltilbehør
• Førstehjælpsstationer
• Tilbehør til sunde madlavningsklasse eller buffetborde
• Wellness-merchandise og sælger kabiner, hvis der er relevant. (Nogen der har stressbolde?)

Dine partnerorganisationer kan også have anmodet om, at deres reklamer skal sættes op. Hold disse relationer stærke ved at ære det – og hjælp med at gøre deres tilstedeværelse kendt.

Vær ikke genert

Start gæsteoplevelsen med gode vibes. Dette er altid vigtigt, men især når du er vært for en wellness-begivenhed.

Det hele afhænger jo af – du gættede rigtigt – velvære! Få dine gæster til at føle sig godt tilpas med en hjertelig velkomst. Dette kan være så simpelt som at stå ved døren og bogstaveligt talt sige “Velkommen.” Du behøver heller ikke at sige det med en underlig zen-stemme.

Tip: Her er nogle gode ideer til, hvordan man får gæsterne til at følge sig velkomne.

Hvad med de gæster, der kommer tidligt?

Én ting, der bør undgås, er ventetide ude foran selve arrangementet. Dette kan undgås ved at åbne dørene lidt tidligere. Det giver gæsterne mulighed for at komme ind og begynde at nyde omgivelserne med det samme.

Sørg for at der er ting, som de kan lade sig underholde af! Sundhedsskærmstationer er en nem måde at underholde de tidlige gæster. Sunde buffeter kan også give gode vibes og hjælpe gæsterne med at føle sig hjemme lige med dete samme.

Tip: Tidligt eller sent, så bør gæsterne altid føle sig velkomne under check-in-processen.

Logistik og være forberedt

Du vil ikke have noget slipper igennem din skarpe opmærksomhed som vært.

Tjek altid ind med oplægsholdere, leverandører og andet kabinepersonal på selve dagen. Tænk på den scene i Star Wars Episode IV: “Red 10, standing by. Red 7, standing by …”

Her er et par ting, du måske vil dobbelttjekke inden:

• Er al mad frisk, og ser det godt ud? Klar til servering?
• Er sundhedsscreening eller lignende udstyr i funktionsdygtig tilstand? (Overvej at teste disse ting personligt)
• Er der noget, der ligger og flyder rundt omkring, der kan kollidere med wellness-vibes? (Beskidte badeværelser, junk food fra en anden frokost, og så videre.)
• Har du backups på plads, hvis det bliver dårligt vejr? (Mange wellness-arrangementer foregår udendørs.)

Sig appelsin!

Når du er vært for en velværebegivenhed, så tænk på fremtiden. Billeder og video fra denne begivenhed kan bruges til at reklamere for kommende events.

Til fitness-orienterede begivenhederkan du måske laver før-og-efter-billeder med gæsterne. En masse sundheds- og fitnessgrupper bruger denne strategi, og det giver motivation, når man tager to billeder med et års mellemrum.

Du kan med tiden dele disse billeder på din hjemmeside og sociale medier: “Mit engagement til fitness begyndte med Healthy Guy Fest 2019 …”

Andre billeder til at snappe

Sørg for at du også ender med at have en masse billeder med ting som:

• Lækker helsekost
• Sjove fysiske aktiviteter
• Børn, der lærer om wellness
• Smilende personale og gæster

Tanken her er at fange så meget glæde på billederne som muligt. Det handler trods alt om velvære, så sørg for at have personale, der er på jagt efter at fange alt, hvad der er sjovt med kameraet!

Tip: Lær mere omkunsten af før-og-efter billeder – og del disse tips med gæster, hvis de vil prøve det selv.

Alt for publikum

Når du gør klar til at være vært for et wellness-event, kan tingene blive komplicerede. Men i ægte wellness-mode er det nyttigt at meditere over én ting:

Denne begivenhed handler om gæsterne.

Lad ikke dit planlægningsvanvid komme i vejen for en stor begivenhed. Alle gode events om helbred og velvære handler om service.

Service til eventdeltagerne, hvis liv skal forbedres ved at deltage. Selv hvis bare en lille smule.

Tip: Fortæl ikke kun dine gæster, de er vigtige, vis dem det.

Opbyg noget virkelig godt

Hvis dette er din første wellness-begivenhed, kan det føles ret stressende. Fokusér på det grundlæggende ved at bringe gæsterne til eventet og på at gøre dem lykkelige. Hvis det lykkes for dig, får du erfaring til den næste event.

Over tid kan din årlige wellness begivenhed langsomt blomstre og blive noget helt fantastisk.

Tip: Hold nogle af disse ideer om, hvordan man holder en fantastisk sundhedsmesse in mente, mens du opbygger din perfekte sundheds- og wellness-begivenhed over tid.

Pak ud, pak sammen

Du vidste, at det ville komme. Oprydning, oprydning overalt. Ligesom den gamle sang: Everybody, do your share…

Du behøver dog ikke at synge den rigtigt.

Når denne event slutter, er der dog masser, der skal tages godt fat i. Det sidste du har brug for er et ry for at være doven. Wellness-arrangementer handler om indre og ydre renlighed. Det gælder også miljøet!

Vær sikker på at du har udarbejdet effektive metoder for at komme af med affald. Du børe kigge efter kompost- og genbrugsmuligheder. Du ved aldrig, hvor reklame og promovering kan komme fra. En wellness-begivenhed, der bliver kendt for at smide genbrugsting i affaldet, kan komme til at kæmpe med sit image i offentligheden.

Sunde kroppe, sundt miljø

Tip: Rengøringsservice til events kan gøre tingene lettere for dig.

Et væld af ting at tænke på

Hold vores guide tæt ved hånden, når du er vært for et event om velvære, og så vil du være godt forberedt.

Kommentér nedenfor med dine egne forslag og oplevelser … eller noget andet du gerne vil sige om wellness-arrangementer!